Retour de terrain | Protection de l’enfance
Comment faire lorsqu’un service dispose de procédures et d’outils qualité, mais que ceux-ci peinent à trouver leur place dans les pratiques quotidiennes ?
Des outils co-construits avec les équipes, mais insuffisamment utilisés
Depuis 2017, NACARA Consult accompagne régulièrement un service du secteur de la protection de l’enfance. Deux cycles d’évaluation interne, l’élaboration et l’actualisation du projet de service, ainsi que la construction de nombreux outils et procédures ont jalonné cet accompagnement au long cours.
Malgré leur co-construction avec les professionnels, certains dispositifs restaient peu utilisés. Les changements de direction et les mouvements au sein des équipes avaient également compliqué leur appropriation.
À la suite de l’évaluation HAS, de nouvelles interventions ont été conduites en 2024 et 2025. La relation de confiance construite au fil des années a permis de reprendre ces difficultés avec les équipes et d’expérimenter d’autres façons de déployer mon conseil.
L’enjeu avait toujours été de construire des outils conformes, pertinents et réellement utiles aux professionnels. Mais force était de constater qu’il ne suffisait pas de les concevoir avec les équipes pour qu’ils entrent durablement dans les pratiques. Il fallait parfois aller plus loin, jusqu’à accompagner leur première utilisation.
Simplifier les outils en partant des pratiques existantes
Le projet personnalisé en fournit un premier exemple. Les supports d’évaluation précédemment co-construits, organisés en plusieurs volets, n’étaient pas entrés dans les habitudes de travail. En revanche, les professionnels utilisaient tous un tableau synthétique de suivi des familles au format A3. Nous avons choisi de faire évoluer ce support plutôt que d’imposer un nouvel outil.
Les différents domaines d’évaluation ont été regroupés dans un même tableau, avec des cases à cocher pour accélérer la saisie des informations récurrentes et des espaces préservant l’analyse professionnelle. Les rubriques ont également été rapprochées de celles du rapport destiné au juge des enfants pour limiter les doubles saisies.
Cette recherche de simplicité s’étend également aux outils numériques. Lors de la co-construction des supports, une attention particulière est portée à leur articulation avec les logiciels déjà utilisés par les établissements et services, qu’il s’agisse d’Ageval, d’Imago, de Géode, d’Onyris ou d’autres solutions métiers. L’objectif est de mettre les outils en cohérence, de tenir compte des informations déjà disponibles et, surtout, d’éviter les doubles saisies qui alourdissent inutilement le travail des professionnels. Certains professionnels ont rapidement constaté un gain de temps grâce au tableau de préparation des projets personnalisés. Pour d’autres, l’appropriation restait plus difficile.
Démystifier les procédures en accompagnant leur première utilisation
La procédure de déclaration des événements indésirables avait, elle aussi, été co-construite avec les professionnels. Pourtant, malgré l’existence des outils nécessaires, elle ne trouvait toujours pas sa traduction dans les pratiques : aucune fiche n’était renseignée.
Nous sommes donc repartis de situations réellement vécues par les professionnels. Les échanges ont révélé que certains n’avaient pas identifié ces événements comme susceptibles de faire l’objet d’une déclaration. En séance, nous avons renseigné des fiches, appliqué la procédure et alimenté le dispositif de suivi.
Accompagner la première utilisation d’un outil, c’est aussi le démystifier. En partant d’une situation concrète, les professionnels comprennent mieux quand et comment l’utiliser, et découvrent ce qu’il peut leur apporter.
La même logique a guidé l’accompagnement à la participation des familles. Le service n’était pas soumis à l’obligation de mettre en place un conseil de la vie sociale, mais devait organiser une forme adaptée de participation des personnes accompagnées. Un dispositif avait été formalisé, sans être réellement mis en œuvre.
Nous avons alors organisé une première rencontre avec les familles, préparé un support simplifié pour recueillir leur avis sur le projet de service et coanimé la réunion avec la directrice. Il ne s’agissait plus seulement de décrire ce qu’il fallait faire, mais de montrer concrètement comment passer à l’action.
Expérimenter différentes façons de favoriser l’appropriation
Pour élaborer le dispositif de gestion de crise, nous avons travaillé sur des scénarios et parcouru les locaux avec les professionnels afin de confronter les procédures aux réalités du terrain.
Les groupes de travail ont également préparé leurs propres diaporamas pour présenter leurs productions à leurs collègues, favorisant ainsi la transmission entre pairs.
Ces modalités n’ont rien de systématique : elles ont été choisies en fonction du contexte et des difficultés rencontrées.
Des avancées concrètes, une appropriation à consolider
Plusieurs effets ont pu être observés : un gain de temps pour certains professionnels grâce au tableau « Préparation au projet personnalisé », les premières déclarations d’événements indésirables réalisées en séance, une rencontre effective avec les familles et une utilisation croissante des questionnaires de satisfaction à l’issue des activités collectives.
Les premières avancées étaient encourageantes. Pour les consolider, il appartenait désormais à l’encadrement de prendre le relais : poursuivre l’intégration des outils dans les pratiques quotidiennes, entretenir les acquis par des rappels réguliers et accompagner les professionnels vers une utilisation partagée et harmonisée.
Cette expérience rappelle une conviction qui guide les interventions de NACARA Consult :
un outil n’a d’intérêt que s’il est utilisé et s’il contribue à la conformité réglementaire comme à la qualité de l’accompagnement.
Vos outils qualité peinent à trouver leur place dans les pratiques ? NACARA Consult vous accompagne pour identifier les freins, adapter les supports et faciliter leur appropriation.
Comprendre. Traduire. Mettre en mouvement.
